Universiteit TwenteCursussen-applicatie

Bij de Universiteit Twente worden ieder jaar duizenden cursussen en assessments gegeven. In het verleden werden er door verschillende afdelingen gebruik gemaakt van meerdere applicaties voor het beheer van cursussen. De wens was er om deze systemenen te vereenvoudigen en te moderniseren, óf terug te brengen naar één beheerapplicatie: een cursus portal.

CUSTOM CURSUSSEN-APPLICATIE

Om het beheer en de inschrijvingen beter te organiseren, heeft WebHare een custom cursussen-applicatie gebouwd. Het inloggen, bewerken en beheren van gegevens, exporteren van reportages etcetera, is hiermee sterk verbeterd. Kortom het gehele proces rondom cursus-beheer heeft met de nieuwe applicatie een flinke boost gekregen.  

EEN KLEINE GREEP UIT DE MOGELIJKHEDEN

In de cursussen-applicatie zit een tal van opties en mogelijkheden om het beheer zo goed mogelijk uit te voeren. Ook worden de functies constant geüpdatet en vernieuwd om de applicatie zo optimaal mogelijk te houden. Hieronder een kleine greep uit de mogelijkheden:

Inloggen en persoonlijke info

Er is een inloggedeelte voor cursisten waarin zij zelf kunnen inzien en beheren welke cursussen zij volgen of hebben gevolgd.

Sluitingsdatum en wachtlijst

De inschrijving voor een cursus sluit automatisch na de ingevoerde sluitingsdatum. Bij een reeds volle cursus kunnen beoogde deelnemers zich op een wachtlijst laten plaatsen. Bij een afmelding wordt automatisch de eerstvolgende op de wachtlijst ingeschreven.

E-mail beheer

Vanuit de applicatie worden geautomatiseerd of handmatig (gepersonaliseerde) e-mailberichten verstuurd. Zoals een aanmeldingsbevestiging of automatische herinnering. (In de mail zit iCal-kalender, hiermee voegen deelnemers de cursus direct aan hun agenda toe).

Gemakkelijk cursusreeksen aanmaken

Voor cursussen die meerdere keren per jaar gegeven worden, kunnen meerdere reeksen worden ingepland, die elk weer bestaan uit meerdere sessies. Alle losse sessies kunnen per stuk worden bewerkt. De tekstuele informatie hoeft maar één keer te worden ingevoerd (en wordt tevens gebruikt als content op de UT-website).

Timeslots

Naast cursusmomenten, is het ook mogelijk om ‘timeslots’ toe te voegen. Dit zijn contactmomenten waarop een afspraak ingepland kan worden. Een medewerker of student kiest een tijdvak om zich ergens voor in te schrijven, en de beheerder houdt deze lijst bij via de applicatie.

Handmatig of automatisch inschrijven

In de applicatie is het mogelijk dat een beheerder toestemming geeft voor een aanmelding van een cursist. In dat geval kunnen deelnemers zichzelf wel aanmelding, maar wordt in de applicatie bepaald welke  inschrijvingen omgezet worden naar een echte deelname. De beheerder kan dan controleren of aanmelders voldoen aan gestelde eisen voor de cursus, of bepaalde kandidaten specifiek selecteren.

Vragenformulier

Per cursus kan worden bepaald hoe het vragenformulier wordt ingericht of welk standaardformulier wordt gebruikt. Bijvoorbeeld een lang of kort formulier voor medewerkers, of een studentenformulier.

Beheren gegevens

Presentielijsten, Behaald (voor vervolgcursussen en uitreiking certificaten)


Meer info over de mogelijkheden van een cursussen-applicatie?